Справочники и документы
На прошлом уроке мы изучили шесть базисных бизнес-процессов. Сегодня мы разберем, как документы и справочники помогают фиксировать и систематизировать эти процессы.
Основные понятия
1. Документы
Документы — это инструменты для фиксации бизнес-процессов. Они содержат поля с данными, которые могут быть уникальными или повторяющимися.
Пример:
Маша записывает, что Витя купил коробки (38×25, 10 штук, 450 рублей) у компании «Факел». Через месяц при повторной покупке тех же коробок запись может отличаться, если данные вносятся произвольно.
Проблема:
Без систематизации невозможно группировать, искать или анализировать данные.
2. Справочники
Справочники нужны для хранения повторяющихся данных, чтобы обеспечить их единообразие в документах.
Виды справочников:
- Простые:например, единицы измерения (штуки, ящики).
- Обогащенные:например, справочник поставщиков с контактами, адресами, историей взаимодействий.
Примеры справочников:
Заказы, клиенты, товары, поставщики.
3. Типы документов
Документы могут существовать в разных формах:
- Электронные:создаются и хранятся в информационных системах (например, инвойс в ODU).
- Печатные формы:электронные документы, преобразованные в печатный вид.
- Машиночитаемые:предназначены для передачи данных (например, XML-УПД).
Пример:
УПД (универсальный передаточный документ) содержит поля с данными о поставщике, товарах, ценах и датах. Он может быть сформирован электронно и иметь печатную форму.
Проблемы ручного заполнения
- Произвольные данные:приводят к ошибкам и невозможности автоматизированной обработки.
- Исторический пример:раньше документы заполняли вручную на бумаге или в Excel, что требовало много времени и усилий.
Решение: Использование информационных систем
Для эффективной работы с документами и справочниками необходимо использовать специализированные инструменты:
- Цифровизация: переход на электронные системы (например, Odoo) для автоматизации формирования и обработки документов.
- Стандартизация: использование справочников для единообразия данных.
Заключение
- Справочники и документы — ключевые элементы систематизации бизнес-процессов.
- Автоматизация и цифровизация упрощают работу с данными, исключая ошибки и экономя время.
Домашнее задание
- Создайте простой справочник единиц измерения для своего бизнеса.
- Проанализируйте один из документов вашей компании (например, счет или накладную) и выделите поля, которые можно стандартизировать с помощью справочников.
- Опишите, как переход на электронный документооборот может улучшить процессы в вашей компании.
Ссылка на источник:YouTube