Подготовка к внедрению новой информационной системы: ключевые шаги и рекомендации

Введение

Внедрение новой информационной системы — это сложный процесс, требующий тщательной подготовки. В этой статье мы разберем основные этапы, которые помогут вам понять, справитесь ли вы с внедрением самостоятельно или стоит привлечь специалистов. Автор, руководитель нескольких компаний, делится своим опытом и отвечает на самые частые вопросы, возникающие перед началом такого проекта.

1. Анализ страхов и противоречий

Перед внедрением важно осознать возможные страхи и противоречия, которые могут возникнуть у сотрудников и подразделений.

Упражнение 1: 10 страхов

Выпишите 10 страхов, связанных с внедрением новой системы. Например:

• Мы не уложимся в бюджет.
• Система ухудшит текущие процессы.
• Лично меня уволят из-за провала проекта.

Упражнение 2: 10 "против"

Определите, кто или что может выступать против внедрения. Примеры:

• Бухгалтерия против, так как считает, что только 1С правильно считает налоги.
• Главный инженер против, потому что боится, что IT-специалисты разрушат рабочие процессы.

Вывод: Осознание этих моментов поможет заранее подготовить аргументы и минимизировать сопротивление.

2. Определение целей и альтернатив

Перед внедрением четко сформулируйте цели и рассмотрите возможные альтернативы.

Упражнение 3: 10 "зачем" и 10 "почему"

Напишите 10 причин, зачем вам новая система, и 10 объяснений, почему она нужна. Например:

• Зачем: Чтобы ускорить обработку заказов.
• Почему: Потому что текущая система не справляется с нагрузкой.

Упражнение 4: Альтернативы

Для каждой цели предложите альтернативные решения. Например:

• Вместо внедрения новой системы можно оптимизировать текущую (например, купить новый сервер или почистить базу данных).

Вывод: Четкое целеполагание и анализ альтернатив помогут принять обоснованное решение.

3. Информационная система как актив

Современные информационные системы — это не просто программы, а активы, которые генерируют прибыль.

Упражнение 5: 10 доводов в пользу актива

Напишите 10 причин, почему новая система станет активом для вашего бизнеса. Например:

• Позволяет автоматизировать обработку заказов, что увеличивает производительность.
• Улучшает управление информационными потоками, снижая ошибки.

Вывод: Информационная система — это "станок" для обработки данных, и ее внедрение должно рассматриваться как инвестиция в развитие бизнеса.

4. Расчет инвестиций и окупаемости

Перед внедрением оцените потенциальную выгоду и сравните ее с затратами.

Пример расчета:

• Оборот компании: 1 млрд рублей в год.
• Ожидаемый рост эффективности: 20% (200 млн рублей дополнительного оборота).
• При норме прибыли 20%: 40 млн рублей дополнительной прибыли.

Вывод: Если затраты на внедрение превышают потенциальную выгоду, стоит пересмотреть подход или выбрать более экономичное решение.

5. Работа с коллективом

Внедрение системы — это прежде всего работа с людьми. Важно заранее выявить потенциальные конфликты.

Упражнение 6: Конфликтная матрица

Создайте матрицу, где:

• Строки и столбцы — фамилии сотрудников.
• На пересечении — возможные конфликты из-за изменений в процессах.

Пример: Бухгалтер Мария Ивановна может конфликтовать с начальником отдела сбыта, потому что раньше она выписывала счета вручную, а теперь это будет делать автоматизированная система.

Вывод: Проработка конфликтов заранее поможет сделать внедрение более гладким.

Заключение

Перед внедрением новой информационной системы важно:

1. Проанализировать страхи и противоречия.
2. Четко определить цели и рассмотреть альтернативы.
3. Рассматривать систему как актив, а не просто программу.
4. Оценить инвестиции и потенциальную окупаемость.
5. Подготовить коллектив и минимизировать конфликты.

Если вы готовы к этой работе, внедрение пройдет успешно. Если нет — стоит обратиться к специалистам, которые помогут избежать ошибок. Следите за нашими следующими материалами, где мы разберем технические аспекты внедрения более подробно!